CAPÍTULO 1 – PLANEJAMENTO

1.1 – DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade
• NBR ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental
• OHSAS 18001:2007 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança
• NBR 16001:2012 – Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
• Portaria nº009 de 04 de janeiro de 2011 – INMETRO

1.2 OBJETIVOS

• Planejar como será analisado o contexto organizacional e a identificação das necessidades e expectativas das partes interessadas;
• Realizar planejamento para identificação, avaliação e classificação dos aspectos e impactos ambientais, inerentes e potenciais das atividades, produtos, serviços, locais, equipamentos, a fim de subsidiar a elaboração de medidas de controle e neutralização dos negativos e maximização dos positivos.
• Realizar planejamento para identificação, avaliação e classificação dos perigos e riscos de Saúde e Segurança Ocupacional, inerentes e potenciais das atividades, produtos, serviços, locais, equipamentos, a fim de subsidiar a elaboração de medidas de controle e neutralização dos mesmos.
• Realizar planejamento quanto aos Temas Centrais de Responsabilidade Social e Suas Questões;
• Realizar planejamento para identificar as partes interessadas, avaliar suas principais necessidades e expectativas, nível de priorização, estilo de comunicação e as devidas ações para engajamento, e ainda identificar aspectos e impactos sociais sobre os quais presume-se algum tipo de influencia, a fim de determinar aqueles que tenham ou possam ter impacto social significativo, sendo ele positivo ou negativo e real ou potencial;
• Realizar planejamento de como as mudanças no SGI – Sistema de Gestão Integrado – deverão ser realizadas de forma planejada e sistemática;
• Realizar planejamento para identificar ações para abordar riscos e oportunidades;
• Planejar e estabelecer objetivos e metas para o SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Planejar a identificação e acesso a Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros assim como a realização de Relatório de Conformidade;
• Elaborar e manter programas de gestão e planos de ação para melhoria contínua do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Planejar a aplicação de métodos adequados para monitoramento, análise e avaliação e quando aplicável, para medição dos processos do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

1.3 PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES.

1.3.1. Diretoria

• Planejar e aprovar juntamente com o Comitê do SGI as ações necessárias para cumprimento de requisitos legais, normativos, e outros aplicáveis.

1.3.2. Comitê do SGI

• Planejar juntamente com a Diretoria as ações necessárias para cumprimento de requisitos legais, normativos, e outros aplicáveis.

1.4 PROCEDIMENTOS

1.4.1. CONTEXTO ORGANIZACIONAL

A análise do contexto organizacional da Global RJ Serviços e Representações Ltda é realizada a partir de definição de suas partes interessadas, considerando prioritariamente a Identificação, Engajamento das Partes Interessadas, em que são consideradas tendências econômicas, regulatórias, políticas, sociais, culturais, entre outras. A partir dessa definição realiza-se uma análise de necessidades, competências, e resultados que geram a identificação de força, fraquezas, oportunidades e ameaças, realizada a partir da Análise de SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats (em tradução livre: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) que é analisada semestralmente conforme Análise Crítica pela Direção.

1.4.2. GESTÃO AMBIENTAL

O Sistema de Gestão Ambiental tem como principal objetivo a identificação dos aspectos ambientais resultantes das atividades, produtos e serviços da organização, visando à prevenção ou minimização dos impactos ambientais negativos, efeitos adversos sobre o ambiente e a maximização de eventuais impactos ambientais positivos ou de efeitos benéficos sobre o meio ambiente, com a finalidade de melhorar o desempenho ambiental da organização, cumprir obrigações de conformidade legal e alcançar seus objetivos.

No processo de Identificação e Classificação de Aspectos e Impactos Ambientais estão identificados, avaliados e classificados os aspectos e impactos ambientais, inerentes e potenciais das atividades, produtos, serviços, locais, equipamentos. Considerando ainda Perspectiva de Ciclo de Vida, a organização é corresponsável por todos seus insumos adquiridos, desde a sua obtenção até o final de vida, de maneira a exercer influência e controle sobre suas atividades além das atividades de todas as partes interessadas.

Dessa forma, os estágios do ciclo de vida que podem ser controlados ou influenciados são levados em consideração ao avaliar o aspecto ambiental. Temos então os seguintes estágios:

• Extração de matéria prima
• Aquisição de produtos/insumos
• Produção
• Distribuição
• Uso
• Descarte

NOTA: Em determinadas empresas, pode ser realizada a extração de matéria prima, podendo a organização controlar esse estágio para os aspectos e atividades pertinentes relacionados ao sistema de gestão.

Após a implementação do conceito da perspectiva do ciclo de vida, a organização terá conhecimento dos impactos ambientais gerados por suas atividades, produtos e/ou serviços, devido à contabilização do consumo de recursos naturais, geração de resíduos, emissão de efluentes líquidos, emissão atmosférica e outros impactos ambientais para o meio ambiente.

Os aspectos são identificados de acordo com a Atividade realizada onde esses, após a identificação, são codificados considerando os Aspectos e Impactos pertinentes, e ainda são classificados conforme critérios de Probabilidade somada a Severidade, que resulta em uma determinada Significância. As definições dessa classificação são definidas no Procedimento que trata da Pontuação de Aspectos e Impactos.

A partir dessa Identificação e Classificação deve-se identificar possíveis legislações, quando aplicável, e assim como medidas de controle e neutralização dos aspectos negativos e maximização dos positivos, também disponível no Procedimento de Identificação e Classificação de Aspectos e Impactos Ambientais.

A organização decidiu que não realizará a comunicação externa sobre seus aspectos socioambientais significativos.

1.4.3. GESTÃO DE SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO

O Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional tem como principal objetivo a identificação de Fator Gerador de Perigo e Riscos resultantes das atividades, produtos e serviços da organização, visando a prevenção, eliminação ou minimização dos mesmos, além de cumprir obrigações de conformidade e alcançar seus objetivos.

No Procedimento de Identificação e Classificação de Fator Gerador de Perigo e Riscos a Saúde e Segurança do Trabalho estão identificados, avaliados e classificados o fator gerador de perigo, riscos a saúde e segurança ocupacional e possível consequência que são inerentes as atividades, produtos, serviços, locais e equipamentos, assim como as medidas de controle (eliminação, substituição, controles administrativos e medidas individuais) dos mesmos. Para elaboração desse levantamento é de extrema relevância que sempre que possível sejam envolvidos os trabalhadores que realizam as atividades em análise.

Os perigos são identificados de acordo com a Atividade realizada onde são codificados conforme Procedimento de Codificação de Fator Gerador de Perigo e Riscos a Saúde e Segurança Ocupacional, e ainda são classificados conforme critérios de média entre Gravidade, Probabilidade e Exposição, que resulta em uma determinada Significância. As definições dessa classificação estão definidas no Procedimento que trata da Pontuação e Orientação de Gravidade, Probabilidade e Exposição.

A partir dessa Identificação e Classificação deve-se identificar possíveis legislações, quando aplicável, assim como as Medidas de Controle (eliminação, substituição, controles administrativos e medidas individuais) também disponíveis no Procedimento de Identificação e Classificação de Aspectos e Impactos Ambientais.

1.4.3.1 Riscos de SMS Associados às Atividades Rotineiras e Não Rotineiras e Infraestrutura

Os resultados dos levantamentos de riscos realizados são levados em consideração para determinação de medidas que visem eliminação, substituição, controles administrativos e medidas individuais.

Estas informações são mantidas atualizadas nas seguintes APR – Análise Preliminar de Riscos:

APR –Limpeza em Área Industrial;

APR –Manutenção Predial;

APR –Entrada em Equipamentos Classe A;

APR – Jardinagem;

APR –Corte de Grama com uso de Roçadeiras a gasolina;

APR – Instalação / Retirada de Equipamentos Industriais;

APR – Serviços a Quente em Área Classificada.

Estas APR’s – Análise Preliminar de Risco são parte integrante do Manual de PES – Procedimento de Execução de Serviços e, quando julgado necessário ou exigido pelo cliente, poderão ser adaptadas, ou ainda elaboradas APR’s – Análise Preliminar de Risco específicas para um serviço.

Estes documentos visam à prevenção de lesões, doenças e impactos adversos. São controlados pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado e disseminados periodicamente na forma de treinamentos, simulações de emergência e outras ações.

1.4.3.2 Riscos Gerais Das Funções

Associado ainda ao levantamento dos Riscos de SMS, e de acordo com o MDF – Manual de Descrição de Funções da Global RJ Serviços e Representações Ltda, utilizado para a contratação de pessoal, foram elaborados documentos sobre segurança e medicina do trabalho de acordo com as diretrizes da NR 1 da Portaria 3.214 do Ministério do Trabalho e Emprego. Esta planilha, denominada ARF (Análise de Risco da Função) é consultada durante o treinamento admissional e ainda quando da necessidade de reciclagens juntamente com as Ordens de Serviços, disponibilizadas aos colaboradores.

1.4.3.3 Riscos Gerais Dos Produtos

Para os riscos associados aos produtos são utilizadas as FISPQ – Ficha de Informação de Segurança de Produtos Químicos, disponibilizadas pelos fabricantes, que contêm instruções de manuseio, armazenamento, primeiros socorros e desastres ambientais.

1.4.4. GESTÃO DA RESPONSABILIDADE SOCIAL

1.4.4.1 Identificação e Compreensão das Necessidades e Expectativas das Partes Interessadas

A Global RJ Serviços e Representações Ltda identifica as partes interessadas que são pertinentes ao seu contexto organizacional e ao seu SGI – Sistema de Gestão Integrado. Considera-se parte interessada grupos ou indivíduos que tem interesses em quaisquer decisões ou atividades da organização e que possam significar algum tipo de risco caso suas necessidades e expectativas não sejam atendidas.

Mediante o conceito acima, as partes interessadas deverão ser identificadas e priorizadas conforme o potencial de influência ou interesse nas decisões, aspectos e estratégias da organização. A relação das partes interessadas identificadas bem como sua classificação, está estabelecida no Procedimento de Identificação, Priorização e Engajamento das Partes Interessadas e de Aspectos e Impactos Sociais, Reais e Potenciais.

1.4.4.2 Temas Centrais De Responsabilidade Social E Suas Questões

Semestralmente, quando da realização da análise crítica pela alta direção, a organização avalia a pertinência e a significância das questões relacionadas a cada um dos temas centrais da responsabilidade social. Neste processo é levado em consideração os impactos negativos significativos, reais e potencias, de cada uma de suas atividades.As questões pertinentes identificadas e atualizadas encontram-se disponíveis nos controles do SGI que tratam das Questões Pertinentes a Responsabilidade Social.

1.4.4.3 Engajamento das Partes Interessadas

O procedimento de engajamento das partes interessadas consiste no processo de comunicação e interação junto às partes, de modo a atender suas expectativas e demandas. Um de seus objetivos é aumentar a compreensão da organização referente aos prováveis efeitos de suas decisões e atividades em partes interessadas específicas.

O engajamento poderá ocorrer por meio de reuniões formais e informais, auditorias, negociação coletiva ou outras, sempre em compatibilidade com as diferentes partes, conforme também definido no Procedimento de Identificação, Priorização e Engajamento das Partes Interessadas e de Aspectos e Impactos Sociais, Reais e Potenciais. Em situações de reclamações, conflitos ou desavenças, o processo de comunicação deverá ser realizado conforme disposto na Política de Tratamento de Reclamações, Conflitos ou Desavenças.

O principal método de engajamento, e também de retroalimentação, se dará por meio da Pesquisa de Levantamento de Percepções das Partes Interessadas. Esta pesquisa consiste basicamente na aplicação de formulários específicos, de modo, a saber, as expectativas de tais partes sobre a forma como a organização deverá conduzir suas atividades e controlar seus impactos.

Para captar as percepções da parte interessada Cliente, utiliza-se o Formulário de Levantamento de percepções do cliente externo. A supervisão do serviço é a responsável pela aplicação dos formulários, que se dará da seguinte maneira: Para contratos com duração menor que 1 (um) ano, deve-se levantar a percepção do cliente para aquelas consideradas mais significativas. Este processo deverá ser realizado na fase final do serviço. Já no caso de contratos com duração superior a 1 (um) ano, a pesquisa deverá ser realizada no mínimo anualmente. Estes formulários deverão ser preenchidos pelo representante do cliente responsável pela fiscalização do serviço e encaminhados ao SGI – Sistema de Gestão Integrado, que realizará a análise de todas as percepções levantadas sendo que estes resultados bem como as ações a serem adotadas (quando aplicável) estarão disponíveis, em relatório especifico. Quando julgado necessário pela administração da GLOBAL RJ, os resultados também serão divulgados aos envolvidos.

Quanto à captação da percepção da parte interessada de Provedor Externo (Fornecedor), utiliza-se o Formulário que trata do Levantamento de percepções do fornecedor. Anualmente o SGI – Sistema de Gestão Integrado aplicará este questionário prioritariamente para seus fornecedores de produtos ou materiais críticos, sendo que os diversos portes e tipos de fornecimento devem ser envolvidos. Estes formulários deverão ser preenchidos pelo fornecedor e encaminhados ao SGI – Sistema de Gestão Integrado, que realizará a análise de todas as percepções levantadas, sendo que estes resultados estarão disponíveis em relatório especifico.

Com relação às percepções do público interno, estas também deverão ser levantadas anualmente. O SGI – Sistema de Gestão Integrado é o responsável pela realização da mesma e utilizará, para tanto, o Formulário sobre Pesquisa de Clima Interno. A organização adota como público interno, colaboradores, estagiários e terceirizados que atuem em suas dependências. Estes formulários deverão ser preenchidos somente pelos colaboradores que tiverem interesse sendo que, o mesmo não tem obrigatoriedade de se identificar. Os objetivos da aplicação destes formulários devem ser divulgados entre o público interno bem como se deve assegurar o sigilo dos dados coletados. Será realizada a análise de todas as percepções levantadas, sendo que estes resultados também estarão disponíveis, em relatório específico, bem como deverão ser divulgados internamente.

O Comitê do SGI é responsável pela percepção das partes interessadas. Para a classificação consideramos Sociedade, Governo e suas subclassificações, como segue:

• Organizações locais: São realizadas entrevistas orientadas com utilização de Formulário para levantamento de percepções das Organizações Locais, no que tange ao direcionamento de esforços para auxiliarem as mesmas. Este procedimento deverá se repetir anualmente. Os resultados estarão disponíveis, em relatório especifico.

• Indústrias, Comércios e Residências do entorno: São realizadas entrevistas orientadas com utilização do Formulário para levantamento de percepções da circunvizinhança da sede da organização. Este procedimento deverá se repetir anualmente. Os resultados estarão disponíveis, em relatório especifico.
• Autoridades públicas: a percepção desta parte interessada é realizada mediante o cumprimento dos dispositivos legais.
• Concorrência: a percepção desta parte interessada é realizada principalmente durante abertura de licitações, capacitação pelo cliente ou associações, palestras e feiras da área de atuação da organização.
• Indivíduos com vínculos diretos ou indiretos presentes nas frentes de serviço: a percepção da parte interessada é realizada quando verificado indivíduos tais como representantes, revendedores ou prestadores de serviço. Está percepção deverá ser captada durante realização das auditorias internas em serviços, e são realizadas conforme previsto no Plano Anual de Auditorias Internas. Seus resultados deverão ser disponibilizados no relatório de auditoria que deve ser elaborado para todo serviço que for auditado.

Quando da compilação dos dados destes levantamentos, deverão ser analisados os resultados obtidos a partir da pesquisa realizada de modo que independentemente do resultado geral da mesma, todos aqueles itens cujos resultados não forem satisfatórios ou apresentarem recorrentes descontentamentos, deverão passar por um processo de apuração para que se encontre a raiz do problema. Os resultados desta análise poderão ser disponibilizados no próprio relatório de análise da pesquisa.

As percepções obtidas deverão servir de insumo para a tomada de decisões da organização, em especial aquelas voltadas às questões socioambientais. Ainda, a partir dos resultados das ações de engajamento, a organização avalia a necessidade de atualizar a significância de seus impactos e medidas de controle. Demais meios de comunicação, tais como fanpage, Fale Conosco e e-mails, deverão ser utilizados como ferramentas de engajamento, possibilitando que as opiniões das partes interessadas sejam ouvidas e que o processo de comunicação seja uma via dupla.

1.4.4.4 Due Diligence (Aspectos E Impactos Sociais, Reais E Potenciais)

Conforme definição da NBR 16001:2012, a responsabilidade social consiste na responsabilidade de uma organização pelos impactos de suas decisões e atividades na sociedade e no meio ambiente, por meio de um comportamento ético e transparente.

Mediante o conceito acima, os aspectos e impactos de responsabilidade social foram relacionados nos seguintes procedimentos:

1 – Identificação, Priorização. e Engajamento das Partes Interessadas e de Aspectos e Impactos Sociais, Reais e Potenciais, Reais e Potenciais onde foram identificados e avaliados os aspectos e impactos sociais sobre os quais presume-se ter algum tipo de influência, a fim de determinar aqueles que tenham, ou possam ter, impacto social significativo, positivo ou negativo e real ou potencial.

2 – Situações Anormais e Possíveis Impactos onde foram identificadas e avaliadas algumas situações atípicas, passíveis de ocorrência, e seus respectivos impactos para as partes interessadas evidenciadas

3 – Codificação de Aspectos e Impactos Sociais estão descritos a partir de códigos os aspectos sociais e seus respectivos impactos.

4 – Pontuação de Prioridade e Severidade de Aspectos e Impactos Sociais, onde estão definidos os critérios para priorização das partes interessadas identificadas assim como os critérios para definir a severidade de aspectos e impactos sociais.

Para qualquer nova atividade que por ventura for incluída ao escopo da organização, deverá ser realizado um levantamento específico a fim de verificar se a mesma apresenta algum impacto significativo diferente daqueles já contemplados no Procedimento de Identificação, Priorização e Engajamento das Partes Interessadas e de Aspectos e Impactos Sociais, Reais e Potenciais. Caso verifique-se a existência de novos, os mesmos deverão ser incluídos na referida planilha.

1.4.5. AÇÕES PARA ABORDAR RISCOS E OPORTUNIDADES

Para assegurar que o SGI – Sistema de Gestão Integrado possa alcançar seus resultados pretendidos, aumentar efeitos desejáveis, prevenir ou reduzir efeitos indesejáveis e alcançar a melhoria, a organização aborda riscos e oportunidades estabelecidos no Procedimento de Análise de SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats (em tradução livre Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) onde a partir dessa avaliação pode-se definir estratégias ofensivas, defensivas, de confronto ou reforço. Define-se a partir dos processos da organização os riscos e oportunidades envolvidos direta ou indiretamente. Os mesmos são identificados durante reuniões, treinamentos, auditorias internas, onde são analisados, pontuados, gerando um ranking com os cinco principais itens.Após o cruzamento das informações a organização analisa se deve ser tomada alguma medida, gerando, caso aplicável um plano de ação específico ou decisões pontuadas nas reuniões semestrais de Análise Crítica pela Direção, onde as ações também serão acompanhadas e avaliadas.

1.4.6. OBJETIVOS E METAS

Para atendimento da Política do SGI e ainda do Código de Ética, a organização estabelece objetivos e metas na forma de indicadores do Sistema de Gestão Integrado. O processo de estabelecimento e revisão geral dos objetivos e metas é realizado semestralmente, durante as Reuniões de Análise Crítica. Na planilha de Indicadores de Progresso da Política e dos Objetivos do SGI – Sistema de Gestão Integrado, os indicadores estão disponíveis com descrição de periodicidade de monitoramento e analise. Para determinação e analise dos objetivos e metas são considerados, entre outras:

• Visão das partes interessadas e resultados dos processos de identificação e engajamento das mesmas;
• Resultados das auditorias;
• Requisitos legais e outros requisitos;
• Aspectos sociais, ambientais, econômicos e riscos de saúde e segurança;
• Requisitos financeiros, operacionais e comerciais de produtos e de serviços;
• Aquisição de novos equipamentos ou projetos;
• Introdução de novas tecnologias;
• Meios sociais e culturais em que a organização está inserida;
• Resultados alcançados no último ano.

1.4.7. GESTÃO DE MUDANÇAS

As mudanças no SGI – Sistema de Gestão Integrado deverão ser realizadas de forma planejada e sistemática, considerando:

• O propósito da mudança e suas potenciais consequências, inclusive seus riscos associados;
• A garantia da integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Disponibilidade de recursos necessários;
• Alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades para tal fim;

As mudanças no SGI – Sistema de Gestão Integrado podem se realizar de diversas formas tais como por intermédio das ações corretivas e de melhoria provenientes de verificações, inspeções, auditorias internas, dos resultados das reuniões do Comitê do SGI, entre outros:

Em caso de novos serviços ou modificações de atividades e processos, os impactos e providências necessárias são analisados pelo Comitê do SGI e em Análise Critica de modo a assegurar a integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

Para qualquer nova atividade que por ventura for incluída ao escopo da organização, deverá ser realizado um levantamento específico requisitos do cliente, legais e normativos além de aspectos e impactos socioambientais e perigos e riscos referentes àquela nova atividade e consequentemente registrá-los nas planilhas aplicáveis.

Caso sejam verificados, durante a execução das atividades, qualquer aspecto diferente daqueles listados na Identificação e Classificação de SSO, MA e RS, o responsável pelo gerenciamento da atividade deverá tomar ações imediatas para minimizar os efeitos do aspecto identificado. Tal situação deverá ser comunicada à Coordenação do SGI, que deverá avaliar o novo aspecto identificado, promover a sua classificação conforme sistemática estabelecida, e posteriormente inseri-lo em seu respectivo procedimento.

Além dos Aspectos e Impactos Socioambientais abordados, antes de iniciar qualquer serviço, os supervisores deverão realizar um breve levantamento sobre suas particularidades que possam vir gerar algum fator econômico, de qualidade, aspecto socioambiental ou algum risco de Saúde e Segurança Ocupacional, diferente dos levantados no planejamento inicial das atividades. Qualquer situação atípica que for identificada deverá ser registrada no campo específico do PQS – Plano de Qualidade do Serviço, bem como ser comunicada a todos os envolvidos na execução dos serviços.

1.4.7.1 Mudanças Nos Requisitos Para Serviços / Repactuação

Os requisitos para realização dos processos podem ser alterados por iniciativa do cliente, por necessidade da organização ou por questões legais. Quando se der essa situação à informação documentada pertinente deverá ser atualizada de modo a manter a sua conformidade perante aos requisitos alterados. As mudanças por iniciativa da organização podem ter que ser previamente comunicadas ao cliente. Deve-se ainda alertar pessoas envolvidas acerca das mudanças necessárias.

1.4.8. REQUISITOS LEGAIS E OUTROS REQUISITOS

A legislação tributária é atualizada semanalmente, conforme assinatura específica utilizada pela Contabilidade, setor terceirizado da organização. Os demais requisitos legais são cadastrados pela Coordenação do SGI para que sejam controlados. É responsabilidade do SGI divulgar ao público interno, sempre que necessário, a legislação aplicável às suas atividades.

A organização mantém um arquivo físico com seu acervo técnico, organizado de acordo com a Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros / Relatório de Conformidade, disponível em arquivo eletrônico (Microsoft Excel), no endereço a seguir:

Planilhas de Monitoramento do SGI

Obs.: Esta planilha pode conter “hiperlinks” que dão acesso à alguns requisitos legais/ou aplicáveis (exceção às Normas Técnicas e Leis que são disponibilizadas em arquivo físico).

Verificam-se, trimestralmente, mudanças ou atualizações dos requisitos legais cadastrados e avalia-se a aplicabilidade de nova legislação às atividades da Global RJ Serviços e Representações Ltda, através da revisão da Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros – Relatório de Conformidade.

Esta revisão é feita através de consultas diretamente aos órgãos, garantindo assim que sejam utilizadas as versões vigentes, ou pesquisas na Internet, nos sites: www.abnt.org.br, www.mte.gov.br, www.mma.gov.br, www.camara.gov.br, www.ibama.gov.br, www.conama.gov.br, www.confea.org.br, www.inmetro.gov.br, www.anp.gov.br, www.antt.gov.br, www.denatran.gov.br, www.planalto.gov.br,www.inteligenciaambiental.com.br, entre outros.

Visto isso, sempre que for identificada qualquer nova legislação que seja aplicável às atividades desenvolvidas pela organização, as mesmas deverão ser inseridas na Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros – Relatório de Conformidade. Implementa-se o estabelecido em lei nos prazos previstos , se necessário deverá ser aberto Plano de Ação.

Quando uma nova legislação aplicável às atividades descritas no escopo da organização for identificada e a mesma for considerada passível de inserção na Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros – Relatório de Conformidade, as inserções ou alterações deverão ser registrada na Atualização de Requisitos Legais e Normativos ou, caso contrário, explicitando os motivos pelos quais a mesma não foi inserida. Tal observação será considerada como a avaliação sobre o requisito identificado. Tal situação deverá ser aplicada principalmente quando da identificação de legislações similares que abordarem sobre o mesmo assunto. Nestas situações deve-se assegurar que não exista realmente nenhum item adicional que diferencie as legislações em análise.

O registro destas avaliações, em forma de revisões periódicas trimestrais, é evidenciado no formulário específico de Atualização de Requisitos Legais e Normativos. É mantido também o Procedimento de Controle de Empréstimo de Normas, para garantir segurança e rastreabilidade do acervo técnico físico da organização.

A Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros / Relatório de Conformidade tem controle conforme estabelecido no Procedimento de Controle de Informação Documentada e Formulários/Registros.

Deverá ser verificada na documentação do SGI (Tabela de Material, Manual de Procedimentos de Execução dos Serviços, Plano da Qualidade do Serviço, entre outros) necessidade de revisão advinda da inclusão/exclusão de legislação aplicável.

Registra-se em RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Melhoria Contínua da legislação não atendida para que sejam tomadas as devidas providências.

No mínimo anualmente, a organização revisa e implementa o PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, de acordo com a (NR 9) e o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (NR 7), de acordo com a Portaria 3.214 do Ministério do Trabalho e Emprego. Para contratos específicos serão elaborados PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais bem como PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, específicos.

No mínimo anualmente, a organização deverá verificar as alterações realizadas nas convenções coletivas dos seus locais de atuação. As mesmas serão utilizadas, entre outras, para decisão sobre aplicação da PLR – Participação nos Lucros e Resultados da organização. Este programa será aplicado de acordo com o estabelecido pelas convenções coletivas.

Com intuito de verificar a efetividade do atendimento aos Requisitos Legais, deverá ser realizada de forma trimestral, juntamente com a avaliação de novos requisitos uma avaliação sobre cada requisito legal inserido nas Planilhas de Requisitos Legais da organização, buscando evidências objetivas do seu atendimento. Esta avaliação poderá ser realizada por meio de inspeções in loco, entrevistas, análise de documentos, entre outras, de acordo com cada requisito estabelecido. Os resultados desta avaliação deverão ser registrados na Lista Mestra de Requisitos Legais, Aplicáveis e Outros / Relatório de Conformidade no campo “Evidencias de Conformidade” as evidências do atendimento aos requisitos legais ou ainda a identificação daqueles requisitos que por ocasião não estejam sendo atendidos.

Quando da realização desta avaliação de atendimento aos Requisitos Legais, deverá ser verificado a ocorrência de situações como: Mudanças ocorridas na organização em relação ao último processo de avaliação realizado sejam estas, no arranjo físico, em algum processo, ou qualquer mudança significativa que possa comprometer o atendimento às legislações aplicáveis.

Sempre que se iniciar alguma atividade que pertença ao escopo de certificação da organização, deverá ser realizado um levantamento acerca dos requisitos legais inerentes aos serviços a serem desenvolvidos, de modo que sejam contemplados tanto os requisitos legais inerentes à parte técnica da atividade, quanto aqueles inerentes ao local de realização dos serviços (Municipais e Estaduais).

1.4.9. PROGRAMAS DE GESTÃO E PLANOS DE AÇÃO

A Global RJ Serviços e Representações Ltda estabelece e mantém programas de gestão que visam o atendimento dos objetivos e metas do SGI – Sistema de Gestão Integrado, proativos ou ainda reativos. Esses programas possuem responsáveis, prazos e ações necessárias para cada objetivo, que são analisados criticamente e aprovados pelo Comitê do SGI.

Para melhoria contínua do SGI – Sistema de Gestão Integrado são definidos sempre que julgado necessário, planos de ação com objetivos específicos tais como o de minimizar os efeitos dos impactos socioambientais negativos, controlar os Riscos de SMS identificados; demonstrar comprometimento com a qualidade do produto (serviços); satisfação do público interno e clientes externos; ações para promoção da segurança, meio ambiente e saúde, entre outros. Os resultados do acompanhamento destes programas de gestão são divulgados de diversas formas, e estão todos disponíveis no Plano de Negócios / Ata de Análise Crítica pela Direção ou ainda em relatórios específicos.

Sempre que julgar necessário o Comitê do SGI irá elaborar Planos de Ação para melhoria contínua das atividades, produtos e/ou serviços da organização.

A necessidade de modificações dos Programas de Gestão ou dos Planos de Ação deverá ser verificada nas reuniões periódicas do Comitê do SGI, quando da análise dos resultados de cada período.

1.4.10. MONITORAMENTO, MEDIÇÃO, ANÁLISE E AVALIAÇÃO

A Global RJ Serviços e Representações Ltda aplica métodos adequados para monitoramento, análise e avaliação para medição dos processos do SGI – Sistema de Gestão Integrado. Esses métodos estão integrados com os indicadores do sistema de gestão e são tratados nas Reuniões de Análise Critica pela Direção de maneira a demonstrar a capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados. Quando os resultados planejados não são alcançados, são efetuadas as análises e, quando pertinente, as correções e as ações apropriadas para assegurar a conformidade dos serviços.

O monitoramento e medição periódica do desempenho e das características principais das atividades e serviços, em termos de qualidade, saúde, meio ambiente, segurança e responsabilidade social inclui:

• Percepção do grau em que as necessidades e expectativas do cliente foram atendidas;
• Percepção do grau em que as necessidade e expectativas das demais partes interessadas forma atendidas;
• Os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis a organização, com destaque para os monitoramentos e medições qualitativas e quantitativas previstas no PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
• Registro de informações e/ou medidas proativas para acompanhar o desempenho, controles operacionais pertinentes, a conformidade do sistema e o grau de atendimento dos objetivos da Global RJ Serviços e Representações Ltda;
• Auditorias Internas e Externas, visando monitorar e verificar o cumprimento dos requisitos do SGI – Sistema de Gestão Integrado, tanto no escritório quanto nos serviços;
• Medidas reativas de desempenho para monitorar não conformidades, acidentes, doenças, incidentes, emergências, e outras evidências históricas de deficiências no desempenho do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Resultado da análise de dados, suficientes para subsidiar a implementação de ações (preventivas e/ou corretivas);
• Monitoramento dos Planos de Ação com objetivos, metas e indicadores específicos do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

A Global RJ Serviços e Representações Ltda comunica interna e externamente as informações pertinentes de seu desempenho através do Relatório Socioambiental Anual.

CAPÍTULO 2 – IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO

2.1 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade
• NBR ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental
• OHSAS 18001:2007 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança
• NBR 16001:2012 – Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
• Portaria nº009 de 04 de janeiro de 2011 – INMETRO

2.2 OBJETIVOS

• Assegurar que as responsabilidades e autoridades para papéis pertinentes estejam de acordo com o contexto da organização;
• Determinar e garantir eficiência na gestão de recursos;
• Tratar da comunicação com as partes interessadas (interna e externa) da organização;
• Diretrizes para capacitação, conscientização e treinamento;
• Diretrizes para o Plano de Preparação e Atendimento a Emergências;
• Descrever todos os processos da qualidade, do meio ambiente, da saúde e segurança ocupacional e da responsabilidade social implantados – denominado SGI – Sistema de Gestão Integrado na Global RJ Serviços e Representações Ltda, visando conformidade e controle do atendimento dos requisitos das normas e especificação de referência;
• Definir requisitos de informação documentada do SGI;
• Diretrizes para a operação dos serviços;
• Realizar o controle operacional, para eliminação de não conformidades reais e potenciais.

2.3 PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Todos os envolvidos com o SGI – Sistema de Gestão Integrado são responsáveis pela comunicação dos procedimentos, desvios e resultados do Sistema de Gestão implementado.

2.3.1. Diretoria

• Aprovar juntamente com o Comitê do SGI as ações necessárias para assegurar integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Provê recursos necessários para a implantação do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Definir e Aprovar tratativa de comunicação com as partes interessadas;
• Definir e Aprovar juntamente com o SGI – Sistema de Gestão Integrado e Recursos Humanos, diretrizes para capacitação, conscientização e treinamento;
• Definir e Aprovar requisitos de informação documentada do SGI;
• Definir e Aprovar requisitos para operacionalização e controle operacional dos processos.

2.3.2. Comitê do SGI

• Implementar ações necessárias para necessária para assegurar integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Elaborar informação documentada e manter arquivo físico e eletrônico do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Aprovar informação documentada para implementar, manter e avaliar o SGI – Sistema de Gestão Integrado da Global RJ Serviços e Representações Ltda;
• Elaborar anualmente Relatório Socioambiental da Global RJ Serviços e Representações Ltda;

2.3.3. Recursos Humanos

• Elaborar informação documentada, implementar e manter sistemática de Gestão de Pessoas necessária para assegurar integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado;

2.3.4. Almoxarifado e Suprimentos/Compras

• Elaborar informação documentada, implementar e manter sistemática de qualificação e avaliação de provedores externos, aquisição e gerenciamento de material;
• Monitoramento, inspeção e conservação dos equipamentos da organização.

2.3.5. Supervisores de Serviços

• Elaborar em conjunto com o SGI – Sistema de Gestão Integrado o PQS – Plano de Qualidade do Serviço;
• Realizar inspeção/auditorias nos serviços.

2.3.6. Técnico de Segurança do Trabalho

• Elaborar informação documentada e manter arquivo físico e eletrônico do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Realizar inspeções/monitoramento pertinentes (instalações, extintores, ar condicionados, etc) a fim de assegurar integridade do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

2.3.7. Transporte

• Inspeção e conservação dos veículos;
• Inspeção do nível de fumaça preta dos veículos.

2.4 PROCEDIMENTOS

2.4.1. PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

A Direção assegura que as responsabilidades e autoridades para papéis pertinentes estejam de acordo com a Estrutura Organizacional representada pelo Organograma da Organização ou ainda definidas conforme PO/RH – Procedimento Operacional de Recursos Humanos.

A Direção assegura ainda que para que haja melhor acompanhamento do SGI – Sistema de Gestão Integrado,será mantido o RD – Representante da Direção, conforme definido no Manual de Gestão.

2.4.2. APOIO / GESTÃO DE RECURSOS

A Global RJ Serviços e Representações Ltda determina, disponibiliza e gerencia, recursos internos e externos necessários para a operação e controle de seus processos, garantindo a conformidade e eficácia de seu SGI – Sistema de Gestão Integrado. Inclui-se recursos financeiros, humanos, materiais, tecnológicos, entre outros, considerando ainda as capacidades e restrições de recursos internos existentes e o que é necessário ser obtido de provedores externos.

Os recursos, regras e responsabilidades do SGI – Sistema de Gestão Integrado estão disponíveis nos diversos tipos de documentos do sistema, a saber: Manual de Gestão, Manual de Descrição de Funções e ARF (Análise de Risco das Funções), Manual de PES (Procedimentos de Execução dos Serviços), Planos de Ação e Programas de Gestão, Plano de Emergência, Planos de Qualidade do Serviço e Procedimentos Operacionais.

Gestão de Pessoas

A Global RJ Serviços e Representações Ltda determina, provê e gerencia os recursos humanos necessários implementação, operação e controle de seus processos, considerando quantidade e competências necessárias para prover a eficácia do SGI – Sistema de Gestão Integrado. Toda a metodologia de Gestão de pessoas está disponível no PO/RH – Procedimento Operacional do Recursos Humanos.

Infraestrutura

Considerando seus resultados pretendidos, a Global RJ Serviços e Representações Ltda determina, provê e gerencia os recursos necessários, diretos ou indiretos necessários implementação, operação e controle de seus processos. As instalações da organização são providas e mantidas de maneira a garantir uma infraestrutura adequada para alcançar a conformidade levando em consideração requisitos de qualidade, socioambientais, saúde e segurança.

Ambiente Para a Operação dos Processos

A Global RJ Serviços e Representações Ltda determina, provê e mantem ambiente em condições adequadas considerando essas um conjunto de condições ideais sob as quais o trabalho deve ser executando, incluindo fatores físicos, sociais, psicológicos e ambientais. As condições do ambiente de trabalho são necessárias para atingir a conformidade dos serviços e são asseguradas pela Direção da organização através cumprimento de procedimentos documentados e de ações de promoção da saúde, segurança do trabalhador e melhoria da qualidade de vida de seus trabalhadores que são desenvolvidas e monitoradas pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado conforme planejamento anual.

Recursos de Monitoramento e Medição

Com o objetivo de assegurar resultados válidos e confiáveis, quando há monitoramento e medição em seus processos, os aparelhos e instrumentos de medição, inspeções e ensaios alocados aos serviços são calibrados, verificados (aferidos) e/ou ajustados periodicamente. Deverão ainda ser mantidos em bom estado e em local apropriado de forma a garantir que o manuseio, preservação, armazenamento e rastreabilidade desses aparelhos mantenham a preciso, exatidão e estado de conservação adequada ao uso. Toda a metodologia de gestão de recursos de monitoramento e medição está disponível no Plano de Manutenção de Ferramentas, Equipamentos e Veículos.

Conhecimento Organizacional

Com o objetivo de alcançar a conformidade de seus processos, a Global RJ Serviços e Representações Ltda determina e mantém disponível em extensão necessária os conhecimentos adequados as suas operações principalmente através da disponibilização de Procedimentos Operacionais (PO’s) e Procedimentos de Execução de Serviços (PES).

2.4.3. CAPACITAÇÃO, CONSCIENTIZAÇÃO E TREINAMENTO

Anualmente realiza-se o planejamento anual dos treinamentos e ações de conscientização necessárias para capacitação dos colaboradores, levando-se em consideração aspectos legais, normativos e requisitos do SGI – Sistema de Gestão Integrado. A sistemática de realização de capacitação e treinamento está disponível no PO/RH – Procedimento Operacional do Recursos Humanos.

A organização se empenha em estimular o desenvolvimento de valores e princípios éticos, bem como atitudes individuais de cada parte interessada. Para isso, devem ser realizados estudos, pesquisas e, quando necessário, utilizar-se de apoio de especialistas.

As operações da Global RJ Serviços e Representações Ltda estão em concordância com os princípios da OIT (Organização Internacional do Trabalho), que tem como direitos fundamentais dos trabalhadores:

• Liberdade sindical e o reconhecimento efetivo do direito de negociação coletiva;
• Eliminação de todas as formas de trabalho forçado ou obrigatório;
• Abolição efetiva do trabalho infantil;
• Eliminação da discriminação em matéria de emprego e ocupação.

Ações inerentes à padronização e melhoria dos processos são feitos continuamente pelos líderes de processos junto ao público interno, conforme requisitos padronizados. As análises das não-conformidades e desempenho dos processos são utilizadas como fontes para levantamento de dados. Cada função deve ser desempenhada, conforme definido na documentação, a fim de facilitar uma gestão eficaz.

2.4.4. COMUNICAÇÃO

A organização considera as demandas recebidas de suas partes interessadas como oportunidades de melhoria em seus processos.

Comunicação Interna

A comunicação interna se dá por diversos canais, sendo principalmente pelas vias comuns como Telefone, E-mail, CI-Comunicação Interna, Site, Reuniões Formais/Informais, Auditorias Internas, Pesquisa de Levantamento de Percepção e o SGI.

Periodicamente o link “Notícias” do website da organização (www.globalrj.com.br) é atualizado pelo SGI-Sistema de Gestão Integrado, e ainda mediante login e senha os colaboradores da organização tem acesso ao SGI Online onde são disponibilizadas informação documentada da organização.

Nas instalações administrativas existem quadros afixados em locais estratégicos, para maior disseminação dos conceitos entre os colaboradores e também visitantes (principalmente fornecedores e clientes). Os mesmos também estão disponíveis no SGI no website da organização e quando aplicável, são disponibilizados no verso dos crachás das equipes de produção.

Outros informativos diversos (banners, folders, textos, gráficos, tabelas, quadros de gestão à vista, textos) também são divulgados, quando julgados necessários, para demonstrar resultados, além de motivar e promover o comprometimento e a conscientização.

São elaborados, periodicamente, informativos diversos que contemplam o Sistema de Gestão Integrado, bem como objetivos, metas, ações e resultados.

Comunicação Comum a Todas as Partes Interessadas

A comunicação comum a todas as partes interessadas é realizada principalmente através dos meios de comunicação digitais como E-mail, Fale Conosco e Site.

Através de e-mails informativos, são divulgados, quando julgados necessários, para demonstrar resultados, além de motivar e promover o comprometimento e a conscientização.

Através do link “Fale Conosco” a organização recebe comunicação de todas as partes interessadas, sendo um canal de comunicação onde o comunicador não precisa se identificar. A mensagem enviada pelo “Fale Conosco” chega ao destinatário por e-mail conforme tema determinado pelo emissor através de triagem feita pelo responsável pela destinação.

E-mails informativos são divulgados, quando julgados necessários, para demonstrar resultados, além de motivar e promover o comprometimento e a conscientização.

Periodicamente o link “SGI” do website da organização (www.globalrj.com.br) é atualizado com a divulgação de ações, decisões, resultados, entre outros assuntos de interesse público.

Quando aplicável é mantida uma caixa de sugestões formulários específicos que objetivam coletar das partes interessadas melhorias que podem ser implantadas pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado.

O Código de Ética bem como a Política do SGI e a Política de Tratamento de Reclamações, Conflitos ou Desavenças são divulgadas através do website a todas as partes interessadas.

Anualmente, é elaborado e divulgado às partes interessadas, o Relatório Socioambiental da Global RJ Serviços e Representações Ltda, que deverá contemplar no mínimo as seguintes informações;

• O perfil da organização;
• As políticas, princípios e compromissos;
• O desempenho da responsabilidade socioambiental, incluindo objetivos, metas, indicadores e principais impactos positivos e negativos econômicos, sociais e ambientais, incluindo multas, sanções e penalidades, se houver;
• O processo de identificação, priorização e engajamento das partes interessadas, bem como a lista das categorias de partes interessadas;
• Informações relevantes sobre a estrutura do sistema de gestão da responsabilidade social;
• Os mecanismos de retroalimentação pelas partes interessadas (percepção das partes interessadas);
• Principais ações envolvendo públicos internos e externos realizadas no período;
• Principais perspectivas e desafios.

A elaboração do Relatório Socioambiental deverá contar com o envolvimento das Partes Interessadas, seja por meio de participação nas ações realizadas, sugestões ou ainda de outras maneiras.

É de grande importância as percepções, pontos de vista, questionamentos, manifestações, preocupações e críticas sobre a organização, vindas de quaisquer partes interessada. Mensalmente, são analisados e inseridos nos Registros de Atendimentos, todas as entradas de comunicação advindas do canal “Fale Conosco” disponível no website da organização, através de correspondências, telefone, ou qualquer outro meio de comunicação mesmo que informal.

O Sistema de Gestão Integrado deverá possibilitar resposta perante todas as entradas de comunicação. O monitoramento desta saída (ações a serem realizadas, e também não acatadas pela Direção), também está disponível no registro de atendimento.

2.4.5. PREPARAÇÃO E ATENDIMENTO A EMERGÊNCIA

As potenciais situações de emergências relacionadas à saúde, segurança, e socioambientais são identificadas e estão disponíveis no Plano de Preparação e Atendimento a Emergências, e tem como objetivo definição de critérios e orientação aos envolvidos para atendimento às emergências. Inclusive podem ser contempladas situações comportamentais em desacordo com o Código de Ética da organização, ou com possibilidade de ocorrências no dia-a-dia dos colaboradores. A organização testa periodicamente os procedimentos de emergência através de treinamentos e simulados, conforme estabelecido no Plano de Ação de Simulações de Emergência, revisado no mínimo anualmente.

No PQS – Plano de Qualidade de Serviço estão disponíveis possíveis situações emergenciais e principais ações a serem adotadas. Ainda esta disponível no Manual de PES – Procedimento de Execução de Serviço o Plano de Preparação e Atendimento a Emergência.

O SGI – Sistema de Gestão Integrado assegura que todos envolvidos estejam conscientes:

• Da sua importância e responsabilidade em atingir a conformidade com a Política do SGI, procedimentos e requisitos do Sistema de Gestão Integrado, inclusive preparação e atendimento a emergências;
• Dos impactos significativos, reais ou potenciais, de suas atividades e dos benefícios ao meio ambiental, econômico e social resultantes da melhoria do desempenho pessoal de cada um, além da promoção da saúde e segurança;
• Quanto à pertinência de cada atividade e como elas contribuem para atingir os objetivos, metas e programas estabelecidos;
• Das potenciais consequências da inobservância de procedimentos especificados pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado.

Também pode receber capacitação apropriada qualquer parte interessada que desempenham ações que envolvam riscos de saúde e segurança, quando há requisitos legais de capacitação, ou ainda as que possam criar impactos significativos adversos, não atendimento dos requisitos do cliente, e não comprometer a qualidade e desempenho dos serviços.

2.4.6. REQUISITOS DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA DO SGI

A informação documentada do SGI – Sistema de Gestão Integrado inclui:

• Manual de Gestão;
• Declarações documentadas do Código de Ética, da Política do SGI e dos objetivos, metas e programas do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Procedimentos e registros necessários à organização para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos e serviços, conforme requeridos nas normas e especificação em documentações de referência.

Os níveis hierárquicos do sistema de documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado estão demonstrados abaixo:

POLÍTICAS – CÓDIGO DE ÉTICA:

Política do SGI;

Política de Relacionamento com Clientes e Terceiros;

Código de Ética.

MANUAL DE GESTÃO:

Manual de Gestão do SGI.

PO / PQS / PL / MDF / TAB:

Procedimentos Operacionais /Programas / Projetos / Planos / Manuais / Planilhas.

Listas Mestras / Mapeamento de Processo.

FORMULÁRIOS:

Formulários/Registros.

2.4.6.1 Criando e Atualizando a Estrutura e Codificação da Informação Documentada do SGI

A necessidade de elaboração ou revisão de informação documentada pode ser detectada através de auditoria interna, auditoria externa, registros de não conformidades, identificação de oportunidades de melhoria, de assistência técnica, ou ainda outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas, além de observações apontadas pelos operadores dos processos.

Quando necessário, a documentação elaborada é revisada e editada com nova versão ou data de revisão.

As alterações na documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado deve estar indicado, na capa do documento em questão, ou estar em destaque. O Manual de PES – Procedimentos de Execução de Serviços,possui controle de alterações específico, anexado ao próprio documento.

O Comitê do SGI é quem elabora e aprova os documentos coerentes com a realidade da organização. Os responsáveis do SGI – Sistema de Gestão Integrado elaboram e desenvolvem documentos, atribui número ou código aos modelos padronizados que perfaz o sistema, e define junto aos usuários do sistema os registros referentes aos procedimentos e seus parâmetros de controle.

Faz-se necessário, principalmente para documentos de caráter legal, que um responsável pela organização, realize uma conferência sobre o mesmo, antes de aprová-los para uso. Esta conferencia deverá ser registrada por meio de uma assinatura, um visto ou similar, que poderá ser realizada no corpo do próprio documento. Somente após esta conferência a documentação deverá ser liberada para uso. Constatado algum desvio, deverá ser emitido, imediatamente, RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Melhoria Continua para estabelecimento de ações corretivas ou preventivas

Os Procedimentos Operacionais são identificados pelo código PO, em seguida possuem o código do departamento de aplicação, conforme a seguir:

• PO/AL – Almoxarifado;
• PO/CO – Compras;
• PO/RH – Recursos Humanos;
• PO/SV – Serviços;
• PO/OR – Orçamento;
• PO/SGI – Sistema de Gestão Integrado.

Os formulários são identificados no rodapé da folha, com o código “FORM” seguido da identificação dos departamentos de referência e um número sequencial, por exemplo: FORM.SV.01, FORM.SV.02, FORM.SV.03 e FORM.RH.01, FORM.RH.02.

• FORM/AL – Almoxarifado
• FORM/CO – Compras;
• FORM/RH – Recursos Humanos;
• FORM/SV – Serviços;
• FORM/OR – Orçamento;
• FORM/SGI – Sistema de Gestão Integrado

Os documentos aprovados para uso, mantidos na Coordenação do SGI, estão listados a seguir:

Manual de Gestão

O Manual de Gestão assegura o eficaz gerenciamento do SGI – Sistema de Gestão Integrado da organização e inclui:

• O escopo do SGI;
• Toda documentação estabelecida para o Sistema de Gestão Integrado, ou referência a eles;
• A descrição da interação entre os principais elementos e processos do sistema de gestão e a integração destes.

2.4.6.2 Controle de Informação Documentada

A Coordenação do SGI é responsável pelo controle dos documentos internos, visando garantir que os mesmos sejam emitidos e revisados por pessoal autorizado e distribuído de forma que todos utilizem a mesma versão. A Coordenação do SGI mantém em arquivo eletrônico toda a documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado. São mantidas ainda, em arquivo físico, as versões vigentes dos procedimentos e formulários aprovados para uso.

Documentos Internos

Todos os documentos aprovados, seus códigos de identificação, versão e/ou data de revisão encontram-se no Procedimento de Controle de Informação Documentada e Formulários/Registros.

A disponibilização dos documentos dentro da organização é feito de forma eletrônica com auxílio da rede interna onde cada departamento possui acesso à documentação vigente aplicáveis às suas atividades. Nas frentes de serviço, cópia dos procedimentos aplicáveis será entregue bem como será realizado ações para capacitação e treinamentos necessários.

A organização possui um Dossiê de Informações atualizado periodicamente, que contem informações relevantes, visando marketing e apresentação às partes interessadas, em especial clientes. Cópias dos procedimentos podem ser entregues para subcontratados, fornecedores de produtos ou serviços críticos ou empresas certificadoras, quando solicitado.

As Planilhas de Identificação e Classificação de Aspectos e Impactos Ambientais, Sociais e de Riscos de SSO é o resultado da identificação e classificação, por atividade, existentes na área analisada. Inclui além da classificação, legislação aplicável e medidas de controle.

Os Mapas de Risco são elaborados de acordo com a avaliação de exposição ao risco no ambiente de trabalho. Identificam os riscos existentes por setor, e classificam os mesmos de acordo com seu tipo, natureza e gravidade, estando disponíveis em locais estratégicos, em cada setor. Os mesmos, quando for o caso, deverão ser confeccionados em forma de layout, apresentar o número de colaboradores do setor identificado e ser evidenciado em cada área.

As Análises de Risco das Funções são elaboradas de acordo com a avaliação de exposição ao risco, por função, no ambiente de trabalho. As mesmas são identificadas pelo código ARF, conforme disponível na Lista Mestra de ARF.

No MDF – Manual de Descrição de Funções estão disponíveis os requisitos mínimos para contratação de pessoal para desenvolvimento das atividades da organização. As variáveis são limitadas as qualificações solicitados pelos clientes durantes os processos licitatórios.

Na TAB – Tabela de Materiais estão disponíveis os requisitos mínimos para aquisição, inspeção, armazenamento e manuseio de produtos e equipamentos para desenvolvimento das atividades da organização. Em sua capa estão recomendações gerais de utilização da mesma.

O Plano de Limpeza e Conservação é um conjunto de medidas adotadas pela organização com o objetivo específico, de padronizar critérios de limpeza e conservação. Este Plano também contempla equipamentos e materiais usados em serviços prestados na área de conservação e limpeza para terceiros.

O Plano De Manutenção De Ferramentas, Equipamentos e Veículos é um conjunto de medidas adotadas pela organização com o objetivo específico, para manutenção do Sistema de Gestão Integrado.

O Plano de Atendimento a Emergência é o conjunto de medidas adotadas pela organização, em sua sede e área de apoio (escritório, almoxarifado) para atendimento de eventuais cenários de emergências. Após ocorrência de acidentes ou cenários de emergência deverá ser analisado quanto à necessidade de revisão.

Os Programas de Gestão e/ou Planos de Ação são os documentos necessários para a implementação, correção, melhoria de algum processo, atendimento de objetivos e metas, realização anual de treinamentos e simulações de emergência. O monitoramento destes é realizado nos próprios planos de ação, ou ainda na forma de divulgação dos indicadores do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

O Manual de PES contem os Procedimentos de Execução de Serviços, identificados pelo código PES, seguidos de um número sequencial de acordo com a Lista Mestra do Manual de PES.

Os Planos da Qualidade dos Serviços são identificados pelo código PQS – Plano de Qualidade do Serviço seguido do centro de custo da mesma. Por exemplo, o PQS – Plano de Qualidade do Serviço de centro de custo 001 será identificado pelo código PQS 001.

As versões não vigentes de qualquer um destes documentos, quando guardadas, por quaisquer motivos deverão estar identificadas para evitar o uso não intencional. Quando mantidas em arquivo físico, serão carimbadas como “OBSOLETO”, seja por motivo de retenção legal ou para preservação de conhecimento. Os arquivos eletrônicos obsoletos deverão ser excluídos dos computadores da Coordenação do SGI ou segregados em pasta intitulada “OBSOLETO” seja por motivo de retenção legal ou para preservação de conhecimento.

Utilizam-se diversas planilhas de monitoramento, entre elas a de Controle de Informação Documentada e Formulários/Registros, onde controla e identifica a situação de revisão atual de toda a documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

O SGI – Sistema de Gestão Integrado mantém disponível em arquivo (papel e/ou eletrônico) as cópias mestras de toda documentação vigente, mantendo-os em ambiente adequado de forma a permitir sua consulta e eventual revisão.

Quaisquer documentos ou dados arquivados obsoletos, retidos no SGI – Sistema de Gestão Integrado por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento e/ou outro qualquer propósito, são adequadamente identificados com o carimbo “OBSOLETO” para evitar o uso não intencional.

No almoxarifado da empresa existe um espaço exclusivo de cada setor, para guardar toda a documentação necessária por tempo definido pela legislação, contratos, ou para resguardo de conhecimento. A identificação das caixas, prateleiras e armários deverá conter no mínimo o departamento de origem, o conteúdo descrito de forma sucinta e o período de geração daquele arquivo.

Documentos Externos

A entrada de documentos externos na empresa é dada da seguinte forma:

• Fornecedores: Os documentos de valor legal emitidos por fornecedores de produtos são controlados pelo departamento de Suprimentos / Compras, com auxílio do SGI – Sistema de Gestão Integrado. Os documentos emitidos por fornecedores de serviços críticos (escritório, almoxarifado, transporte) são cadastrados em formulário específico. Neste registro constam os seguintes dados: emitente, data do documento, descrição e observações relevantes. Estes documentos devem ser organizados em meio físico. No mínimo mensalmente, deverá ser avaliada a vigência dos documentos e quando necessário deverão ser solicitadas suas devidas atualizações. Estas solicitações devem estar evidenciadas, facilitando assim o monitoramento. Os documentos emitidos por fornecedores de serviços são mantidos dentro das pastas dos respectivos serviços atendidos.
• Clientes: Os documentos emitidos pelos clientes, durante a execução dos serviços, são cadastrados em formulário específico– Lista de documentos emitidos pelo cliente e mantido na Pasta do serviço.
• Outros: Outros documentos ou requisitos de clientes, normas técnicas e especificações são cadastrados, arquivados e avaliados pela Coordenação do SGI, a fim de se garantir que estão sendo cumpridos.

De Registros

Durante a elaboração ou revisão de procedimentos é definido, de acordo com a necessidade, a criação ou adaptação de formulários ou registros específicos para registros do SGI – Sistema de Gestão Integrado. Cópias em branco destes formulários ou os arquivos digitalizados devem estar disponíveis aos envolvidos.

O modelo vigente de cada formulário para registro do SGI deve ser impresso, vistado, identificado com data de aprovação e mantido em meio físico, em pasta específica na Coordenação do SGI.

Uma planilha de Controle de Informação Documentada e Formulários ou Registros específica monitora estes formulários. Ela possui os seguintes campos:

• Código, versão e data de aprovação do modelo.
• Identificação: Nome e código do formulário ou registro;
• Local do armazenamento: discrimina-se o setor ou dependência aonde o registro é armazenado;
• Meios de Proteção: armário, pasta A/Z, pasta suspensa, arquivo eletrônico, caixa box, entre outros;
• Recuperação: tipo de organização dos formulários ou registros (data, ordem alfabética, nº sequencial, departamento, título, serviço, requisito da norma, entre outros);
• Tempo de retenção: discrimina-se por quanto tempo o registro é guardado;
• Descarte efetuado: discrimina o que fazer com o registro após o término do período de retenção (incineração, lixo, arquivo morto por mais algum tempo, etc).

Outros registros do sistema, como as Planilhas de Monitoramento também estarão presentes nesta tabela, mesmo não sendo formulários. Estas planilhas eletrônicas, utilizadas para monitoramentos específicos pela Coordenação SGI estão disponíveis no Website – Planilhas de Monitoramento do SGI.

Registros obsoletos são devidamente identificados por meio de carimbo e arquivados junto a documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado, quando aplicável.

2.4.7 OPERAÇÃO

A realização dos serviços da organização é particularizada para cada serviço por meio do PQS – Plano de Qualidade do Serviço, visando assegurar o desenvolvimento dos processos de cada empreendimento sob condições controladas. Além disso, utiliza-se, quando necessário, o Procedimento Operacional de Serviços, onde são tratados os assuntos relacionados ao planejamento, acompanhamento e gerenciamento do serviço, para abordar aspectos técnicos e administrativos a cargo da equipe de acompanhamento dos índices do serviço e que interfiram na qualidade do produto, meio ambiente ou segurança, visando assim garantir a satisfação dos clientes externos e internos.

2.4.8 CONTROLE OPERACIONAL

O controle operacional para os riscos de saúde e segurança ocupacional, aspectos e impactos socioambientais é definido conforme avaliações pertinentes e está disponível na documentação do SGI – Sistema de Gestão Integrado, como segue: Manual de Procedimentos de Execução de Serviços, Mapa de Riscos, Análise Preliminar de Risco e Análise de Risco das Funções, além das FISPQ (Ficha de Informação de Segurança de Produtos Químicos) dos fornecedores.

São previstos registros, em formulário específico, de qualquer situação em desacordo com as medidas de controle estabelecidas para os riscos de SMS, e ainda em desacordo com o Código de Ética da organização.

A organização planeja as operações associadas aos aspectos e impactos da responsabilidade social e aos riscos de SMS significativos, e executa ações sob condições especificadas, objetivando minimizar situações potenciais de danos.

O Controle Operacional está definido:

• Conforme Política do SGI;
• Conforme Código de Ética;
• Conforme temas centrais de responsabilidade social;
• No Manual de PES (Procedimentos de Execução de Serviço);
• Nas Planilhas de Identificação de Aspectos e Impactos Ambientais;
• Nas Planilhas de Identificação de Perigos e Riscos de SSO;
• Nas Planilhas de Identificação, Priorização e Engajamento das Partes Interessadas e de Aspectos e Impactos Sociais, Reais e Potenciais;
• Nos Mapas de Riscos;
• Nas APR – Análise Preliminar de Risco;
• Nas ARF – Análise de Risco da Função;
• Nos PQS’s – Plano de Qualidade do Serviço;

É requisito do SGI – Sistema de Gestão Integrado a utilização das FISPQ – Ficha de Informação de Segurança de Produtos Químicos. São realizadas inspeções periódicas definidas no procedimento específico do Procedimento Operacional do SGI e do Procedimento Operacional do Serviço e demais planos e informações documentadas.

Inspeções Periódicas

Deverão ser realizadas inspeções periódicas conforme Plano de Manutenção de Ferramentas e Equipamentos e Plano de Limpeza e Conservação.

O Suprimentos / Compras deverá disponibilizar recursos para tratamento das não conformidades reais e potenciais evidenciadas nos registros de inspeção.

As inspeções periódicas realizadas nos serviços estão definidas no Procedimento Operacional de Serviços/PQS – Plano de Qualidade do Serviço.

Deverá ser realizada, sempre que houver alguma mudança significativa nas instalações da empresa, uma inspeção/avaliação por um profissional devidamente habilitado, para que se possa avaliar a adequação das instalações, em relação às modificações realizadas, ou mesmo estabelecer a relação de ações a serem adotadas para adequação em função das modificações feitas. Ex: Quando se realizar qualquer modificação na parte elétrica da organização, solicitar a avaliação de um profissional da área.

Deverá ser atualizado, no mínimo a cada 4 (quatro) anos, o levantamento ergonômico realizado nas dependências da organização. O relatório emitido deverá apresentar as ações a serem executadas para manutenção da adequação ergonômica no período pós-levantamento, além de orientações e informações relevantes para a manutenção das condições ergonômicas adequadas para realização dos serviços.

Deverá ser realizada, durante a inspeção mensal das instalações, qualquer modificação significativa que possa ter ocorrido, sejam elas referentes à arranjo físico, processo, ou similar, de forma a subsidiar o processo de Avaliação ao Atendimento dos Requisitos Legais e aplicáveis à organização. O resultado desta verificação deverá ser registrado no próprio relatório de inspeção, inclusive no campo “Evidencias de Conformidade”.

CAPÍTULO 3 – VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA / PREVENTIVA

3.1 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade
• NBR ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental
• OHSAS 18001:2007 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança
• NBR 16001:2012 – Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
• Portaria nº009 de 04 de janeiro de 2011 – INMETRO
• Planilha de controle de RACP’s
• Planilha de controle de RAIA’s
• Plano Anual de Auditorias Internas

3.2 OBJETIVOS

• Realizar monitoramento e medição dos processos para atingir a melhoria contínua do SGI;
• Realizar análise de dados apropriados para demonstrar adequação e eficácia do SGI e subsidiar implementação de melhorias;
• Definir metodologia para análise e investigação de incidentes (acidentes ou quase acidentes)
• Assegurar que os produtos não conformes tenham prevenido a sua utilização não intencional e que os impactos ambientais, sociais e econômicos sejam registrados e tratados;
• Definir metodologia para implementação de ações corretivas, ações preventivas e ações para melhoria contínua, visando eliminar as causas das não conformidades reais ou potenciais;
• Realizar as auditorias internas do SGI, verificar a eficácia do sistema e possíveis não conformidades.

3.3 PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Todos os envolvidos com o SGI – Sistema de Gestão Integrado são responsáveis pela comunicação dos procedimentos, desvios e resultados do Sistema de Gestão implementado.

3.3.1. Diretoria

• Aprovar juntamente com o Comitê do SGI as ações necessárias para assegurar integridade do SGI;
• Provê recursos necessários para a implantação do SGI;
• Definir e Aprovar monitoramento, medição, análise e avaliação periódica de desempenho do SGI;
• Analisar juntamente com a Coordenação do SGI as Não Conformidades, Ação Corretiva, Ação Preventiva e Tratamento de Incidentes;
• Aprovar e prover recursos para cumprimento de procedimento de auditorias internas;

3.3.2. Coordenação do SGI

• Realizar monitoramento, medição, analise e avaliação periódica de desempenho do SGI;
• Analisar juntamente com a Direção as Não Conformidades, Ação Corretiva, Ação Preventiva e Tratamento de Incidentes;
• Planejar, e apoiar realização de auditorias internas;

3.3.3. Almoxarifado / Compras / Contabilidade / Suprimentos/ Recursos Humanos / Financeiro / Serviços / Orçamento

• Disponibilizar informações e demais recursos necessários a Coordenação do SGI para o monitoramento, medição, análise e avaliação periódica de desempenho do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Tratar conforme análise da Direção e Coordenação do SGI as Não Conformidades, Ação Corretiva, Ação Preventiva e Tratamento de Incidentes;
• Participar das auditorias internas, disponibilizando informações e recursos necessários para a realização do processo.

3.4 PROCEDIMENTOS

3.4.1 MONITORAMENTO, MEDIÇÃO, ANÁLISE E AVALIAÇÃO.

O monitoramento e medição periódica do desempenho e das características principais de todas as atividades, em termos de qualidade, meio ambiente, saúde, segurança e responsabilidade social, estão definidos no Manual de Gestão. Os métodos de medição e monitoramento, quando aplicável, estão definidos ainda em procedimentos específicos, de maneira a detalhar as avaliações a serem realizadas que permitirão a tomada de decisões adequadas. Esses métodos estão integrados com os indicadores do sistema de gestão e são tratados nas Reuniões de Análise Critica pela Direção de maneira a demonstrar a capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados. Quando os resultados planejados não são alcançados, são efetuadas as análises e, quando pertinente, as correções e as ações apropriadas para assegurar a conformidade dos serviços.

Todos RACP’s (Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Melhoria Contínua) e RAIA’s (Relatório de Análise e Investigação de Incidentes) da organização serão identificados pelo centro de custo do contrato e numerados sequencialmente, a cada ano, pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado ou responsável do contrato a fim de auxiliar o controle e acompanhamento dos mesmos, realizado nas planilhas de monitoramento específicas. Exemplo:

• RACP – 001 – Nº01/2018
• RACP – 002 – Nº02/2018
• RACP – 001R – Nº01/2018
• RACP – 002R – Nº02/2018
• RAIA – 001 – Nº01/2018
• RAIA – 002 – Nº02/2018
• RAIA – 001R – Nº01/2018
• RAIA – 002R – Nº02/2018

O acompanhamento da implementação e avaliação da eficácia de todas as ações resultantes da emissão de RACP’s ou RAIA’s, deve ser realizada juntamente com os envolvidos.

O monitoramento e medição periódica do desempenho e das características principais das atividades e serviços, em termos de qualidade, saúde, meio ambiente, segurança e responsabilidade social inclui:

• Percepção do grau em que as necessidades e expectativas do cliente foram atendidas;
• Percepção do grau em que as necessidades e expectativas das demais partes interessadas foram atendidas;
• Os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, com destaque para os monitoramentos e medições qualitativas e quantitativas previstas no PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
• Registro de informações e medidas proativas para acompanhar o desempenho, controles operacionais pertinentes, a conformidade do sistema e o grau de atendimento dos objetivos da Global RJ Serviços e Representações Ltda ;
• Auditorias Internas e Externas, visando monitorar e verificar o cumprimento dos requisitos do SGI – Sistema de Gestão Integrado, tanto no escritório quanto nos serviços;
• Medidas reativas de desempenho para monitorar não-conformidades, acidentes, doenças, incidentes, emergências, e outras evidências históricas de deficiências no desempenho do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Resultado da análise de dados, suficientes para subsidiar a implementação de ações;
• Monitoramento dos Planos de Ação com objetivos, metas e indicadores específicos do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

A Global RJ Serviços e Representações Ltda comunica interna e externamente as informações pertinentes de seu desempenho através do Relatório Socioambiental Anual.

3.4.4.1 Análise e Avaliação

A organização coleta e analisa dados apropriados para demonstrar a adequação e eficácia do Sistema de Gestão Integrado e para avaliar onde melhorias contínuas podem ser realizadas. As observações dos clientes são registradas e analisadas, subsidiando a implementação de ações corretivas, preventivas e de melhorias do SGI – Sistema de Gestão Integrado, durante a execução do serviço.

A análise de dados também é realizada paralelamente a diversos processos, tais como:

• Resultados dos indicadores do Sistema de Gestão;
• Conformidade com os requisitos especificados através dos RACP’s e RAIA’s;
• Características e tendências dos processos e serviços, incluindo oportunidades para ações preventivas e melhoria contínua;
• Fornecedores (qualificação / avaliação).

3.4.2. NÃO CONFORMIDADE, AÇÃO CORRETIVA, AÇÃO PREVENTIVA E TRATAMENTO DE INCIDENTES.

Não Conformidade

A identificação de serviços não conformes ocorre no momento da inspeção, realizada pelos responsáveis noserviço de acordo com os critérios das FVS’s – Ficha de Verificação de Serviços. O registro dessas ocorrências é realizado na própria FVS, contendo a descrição do problema e a disposição definida.

É de responsabilidade do mesmo notificar essas não conformidades aos envolvidos. No caso de reincidência de não conformidade, no mesmo serviço, abrir RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua.

Devem ser abertos RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua, para identificação, correção e adoção de práticas mitigadoras de impactos, sempre que identificadas situações de:

• Descumprimento da legislação aplicável;
• Avaliações não satisfatórias de fornecedores;
• Impactos socioambientais causados pela atividade desenvolvida pela empresa;
• Não conformidade na prestação de serviços;
• Descumprimento dos procedimentos operacionais e de execução de serviços estabelecidos;
• Descumprimento aos requisitos estabelecidos pelo SGI;
• Reclamações de clientes;
• Melhorias a serem implementadas;
• Desvios verificados durante auditorias;
• Desrespeito aos princípios dos direitos humanos;
• Práticas ilegais de operação.

No próprio RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua serão investigadas e determinadas às causas da não conformidade, incluindo ainda ações para evitar a recorrência destas.

Ação Corretiva e Preventiva

Ações corretivas devem ser implementadas para:

• Reclamações de Clientes
• Tratamento de conflitos ou desavenças
• Não conformidades em auditorias
• Não conformidades gerais do SGI
• Ocorrência de Impactos sociais e/ou ambientais e/ou econômicos

O processo de ações corretivas ainda inclui:

• Registro das não conformidades, impactos adversos ou incidentes;
• Responsabilidades e autoridades para investigar os mesmos;
• Prazos e responsáveis para sua implementação;
• Determinação das causas das não conformidades e definição das ações pertinentes e apropriadas para assegurar que esta não conformidade não ocorra novamente;
• Registro dos resultados de ações executadas;
• Verificação da eficácia das ações corretivas executadas.

O processo de ações preventivas inclui:

• Definição de não conformidades potenciais e de suas causas;
• Avaliação da necessidade de ações para evitar a ocorrência de não conformidades, impactos adversos ou incidentes;
• Definição e implementação de ações necessárias apropriadas aos efeitos dos problemas potenciais;
• Registros de resultados de ações executadas;
• Análise Crítica de ações preventivas executadas.

Ações preventivas devem ser implementadas para:

• Reclamações de Clientes
• Tratamento de conflitos ou desavenças
• Sugestões de clientes
• Observações em auditorias
• Melhorias no SGI
• Aspectos socioambientais identificados

São implementadas e registradas, nos procedimentos documentados, quaisquer mudanças resultantes de ações corretivas ou preventivas, e ainda ações para melhoria contínua.

É importante estudar a extensão dos problemas encontrados permitindo assim uma visão da real dimensão da não conformidade ou impacto socioambiental. A disposição imediata do problema é registrada no RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua, assim como a necessidade de serem tomadas ou não ações corretivas, preventivas e de melhoria contínua. Havendo necessidade de se tomar alguma das ações, as causas e ações adotadas para eliminação do problema, a responsabilidade e os prazos previstos e realizados também serão registradas.

É de responsabilidade da Coordenação do SGI avaliar a eficácia destas ações juntamente com demais envolvidos e registrar as evidências no próprio RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua, para retorno à Direção (RD) da organização. O prazo estipulado para realização destas avaliações é de 30 (trinta) dias a partir da data da última ação implementada. Para avaliar a eficácia do RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua deve-se considerar os três principais aspectos (quando aplicáveis):

• Reincidência do desvio;
• Cumprimento dos prazos previstos para realizar as ações;
• Abrangência das ações.

Após a avaliação da eficácia das ações deverá ser analisada mudanças nos procedimentos documentados, resultantes de ações corretivas, preventivas ou de melhoria contínua. Em campo especifico a Coordenação do SGI justifica se as ações adotadas foram eficazes ou não. Em caso da eficácia haver sido comprovada o RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua é considerado “fechado”.Em caso de não haver comprovação da eficácia o RACP – Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e de Melhoria Contínua continua “aberto” para que sejam tomadas novas ações.

Tratamento de Incidentes

Todos os incidentes (quase acidentes, acidentes, com ou sem vítimas, com ou sem prejuízos) que ocorrerem durante a execução de qualquer serviço, por qualquer envolvido, em qualquer setor da empresa, devem ser registrados em RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente por quem os sofreu, presenciou, identificou ou com conhecimento do ocorrido.

Deve ser utilizado para tratamento da ocorrência de incidentes o verso do RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente. Um plano de ação deve ser elaborado para análise e bloqueio das causas. Para implementar as ações corretivas e preventivas, deve-se antes, analisar o levantamento e identificação dos riscos e após o registro de um quase acidente, acidente ou incidente deve-se ver a necessidade de se revisar o Plano de Preparação e Atendimento à Emergências ou qualquer outro documento que se julgue necessário. Em caso de ocorrência de acidentes mais graves, como por exemplo, aqueles que demandem em afastamento do acidentado ou aqueles em que ocorra óbito, deverá ser realizada uma investigação de forma mais aprofundada, buscando evidências mais contundentes que visem explicar as causas que levaram a ocorrência do acidente.

É de responsabilidade do SGI avaliar a eficácia destas ações juntamente com o emitente do formulário e registrar as evidências no próprio RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente para retorno à Direção (RD) da organização. O prazo estipulado para realização destas avaliações é de 30 (trinta)dias a partir da data da última ação implementada. Para avaliar a eficácia do RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente deve-se considerar os três principais aspectos (quando aplicáveis):

• Reincidência do desvio;
• Cumprimento dos prazos previstos para realizar as ações;
• Abrangência das ações.

Após a avaliação da eficácia das ações deverá ser analisada mudanças nos procedimentos documentados, resultantes de ações corretivas ou preventivas. Em campo especifico a Coordenação do SGI justifica, se as ações adotadas foram eficazes ou não. Em caso da eficácia haver sido comprovada,o RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente, é considerado “fechado”. Em caso de não haver comprovação da eficácia,o RAIA – Relatório para Analise e Investigação de Acidente/Incidente, continua “aberto” para que sejam tomadas novas ações.

3.4.3 AUDITORIA INTERNA

Periodicamente, a Global RJ Serviços e Representações Ltda realiza auditorias do SGI – Sistema de Gestão Integrado, visando verificar se as atividades estão sendo conduzidas e controladas em conformidade com o planejado e para determinar a eficácia do sistema. Tal prática permite a retroalimentação e o continuo aperfeiçoamento do SGI – Sistema de Gestão Integrado.

As auditorias em serviços e nos departamentos são realizadas por pessoas da própria organização ou por meio da contratação de empresas externas especializadas. Os resultados das auditorias são consolidados em relatórios, podendo originar ações corretivas, preventivas e de melhoria. Os resultados da mesma devem ser divulgados aos responsáveis dos processos para discussão com os envolvidos e serão registrados na Ata de Reunião de Análise Crítica pela Direção. É importante que os resultados conduzam o SGI – Sistema de Gestão Integrado ao aumento de sua eficácia e eficiência.

A equipe de auditoria pode ser contratada especificamente para este fim ou fazer parte do quadro de funcionários da organização, desde que seus integrantes tenham participado de cursos, ou tenham sido treinados para serem auditores internos, na ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, NBR 16001 ou SA 8000. Nesse caso, não podem pertencer ao setor auditado.

Os requisitos mínimos para exercer a função de auditor interno são:

• Facilidade na escrita e comunicação;
• Bom entendimento do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• 2º grau completo.
• Treinamento do SGI para Auditor Interno

3.4.1 Plano Anual de Auditoria Interna

A Coordenação do SGI elabora um plano anual de auditoria interna com base na situação atual, na importância e relevância dos processos e atividades envolvidas, nas informações disponíveis sobre o sistema, assim como nos resultados de auditorias internas e externas anteriores. Esse plano contempla para cada processo que será auditado, os requisitos do SGI – Sistema de Gestão Integrado aplicáveis de acordo com cada uma das normas, e o mês em que será realizada a auditoria.

3.4.2 Critérios para Definição dos Processos e Preparação para Realização da Auditoria Interna

Deverão receber prioridade para realização das auditorias internas aqueles serviços considerados como mais significativos para a organização. Os critérios que devem ser utilizados para definição desta importância são:Porte do Serviço; Número de funcionários no serviço; Potencial de Riscos de Saúde e Segurança do serviço; Potencial de geração de Impactos de RS.

Deverão ser levadas em consideração quando da elaboração do plano anual de auditorias internas, para fins de definição de quais processos ou operações serão inseridos no mesmo, critérios como: Relação dos processos ou operações com a geração de Impactos Socioambientais e/ou Riscos de SSO; Importância e Relevância do processo ou operação; Influência do mesmo para alcance dos objetivos estabelecidos; Não deverá ser levado em consideração, como critério para inserção de um determinado processo ou operação junto ao Plano Anual de Auditorias Internas, somente o fato do mesmo possuir ou não Procedimento Operacional documentado.

Realiza-se, no mínimo, 4 (quatro) auditorias internas anualmente, incluindo os departamentos internos e contratos de prestação de serviços.

Leva-se em consideração a equipe que executa o serviço. Para os processos internos, todos os setores deverão ser auditados.

3.4.3 Execução

A equipe auditora designada poderá utilizar check list padronizado pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado, e fará a confirmação do escopo, bem como outros esclarecimentos que achar necessário. Os auditores deverão anotar as evidências de conformidades, não conformidades, observações e melhorias detectadas, assim como a documentação de referência, registros do SGI – Sistema de Gestão Integrado e outras informações julgadas importantes durante a auditoria interna para posterior confecção do relatório. Tais anotações, porém, não carecem de ser arquivadas.

As partes interessadas deverão ser consultadas no processo de auditoria interna sempre que aplicável, seja por meio de conversa formal / informal, telefone, e-mail ou outros.

3.4.4 Elaboração do Relatório de Auditoria

A equipe auditora deverá elaborar um Relatório de Auditoria, conforme modelo padronizado pelo SGI – Sistema de Gestão Integrado, que será parte integrante das informações para Análise Crítica da Direção, e contemplará: data, auditores responsáveis, objetivo, escopo da auditoria, não conformidades encontradas e oportunidades de melhoria a serem consideradas e conclusões da auditoria.

3.4.5 Acompanhamento

O auditor encaminhará para o SGI – Sistema de Gestão Integrado as declarações e esclarecimento sobre as não conformidades, conclusões da auditoria e definições sobre o acompanhamento. Com a descrição das não conformidades e observações encontradas durante a auditoria, cabe a cada gerente de processo, juntamente com o SGI – Sistema de Gestão Integrado, analisar as suas causas reais e potenciais, verificar a extensão dos problemas e propor ações corretivas, preventivas ou de melhoria contínua utilizando o formulário RACP (Relatório de Ação Corretiva, Preventiva e Melhoria Contínua) ou um plano de ação específico. Cada uma das ações deve ser planejada e a sua eficácia verificada nos prazos previamente acordados e registrados nos formulários. Será realizada atividade de follow-up, quando necessário, para verificar ações tomadas durante a realização da última auditoria.

CAPÍTULO 4 – ANÁLISE CRÍTICA E MELHORIA

4.1. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• NBR ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade
• NBR ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental
• OHSAS 18001:2007 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança
• NBR 16001:2012 – Sistema de Gestão da Responsabilidade Social
• Portaria nº009 de 04 de janeiro de 2011 – INMETRO
• Ata de Análise Crítica pela Direção

4.2. OBJETIVOS

Orientar o processo de Análise Crítica do Sistema de Gestão Integrado em intervalos definidos e suficientes para assegurar a pertinência, adequação e eficácia do sistema.

4.3. RESPONSÁVEIS

4.3.1 Direção

• Analisar o Sistema de Gestão Integrado para garantir sua adequação às normas, especificação, política e objetivos.
• Verificar se a frequência das análises está adequada às necessidades da organização e do seu sistema de gestão.

4.3.2 Comitê do SGI

• Disponibilizar, em tempo hábil, informações necessárias para realização da Análise Crítica pela Direção.
• Divulgar os resultados da análise crítica aos envolvidos.

4.3.3 Representante da Direção

• Agendar e conduzir a Reunião de Análise Crítica.

4.4 PROCEDIMENTOS

4.4.1 ANALISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO

Semestralmente a Direção realiza a Análise Crítica do SGI – Sistema de Gestão Integrado, assegurando assim, a adequação, pertinência e eficácia do mesmo. Depois de realizada as análises pertinentes, os resultados são registrados e disponibilizados no Plano de Negócios / Ata de Reunião de Análise Crítica pela Direção. O objetivo da análise crítica pela Direção é avaliar o SGI – Sistema de Gestão Integrado como um todo a fim de verificar a sua eficácia e tomar as ações para melhorar continuamente todos os processos.

O Representante da Direção tem a função de conduzir essa reunião que deve analisar inclusive se a frequência está pertinente às necessidades da organização.

4.4.1.1 Entradas da Análise Crítica

• Resultados de auditorias (internas / externas);
• Avaliação do atendimento aos requisitos legais aplicáveis e outros subscritos pela organização;
• Sugestões, reclamações, avaliações e observações do cliente e de qualquer parte interessada;
• Resultados dos processos de identificação e engajamento das partes interessadas;
• Situação dos processos de tratamento de conflitos ou desavenças;
• Situação e acompanhamento das ações corretivas e preventivas, investigação de incidentes e mudanças, inclusive de requisitos legais, que possam afetar o SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Acompanhamento das ações oriunda da Análise Crítica do ano anterior e atendimento aos objetivos, metas e planos de ação dos programas de gestão estabelecidos;
• Resultados da participação dos funcionários e terceiros em questões relativas a saúde e segurança do trabalho;
• Desempenho ambiental, de responsabilidade social, de saúde e segurança, dos processos e conformidade de produtos e serviços;
• Qualquer processo ou registro referente ao SGI – Sistema de Gestão Integrado julgados necessários;
• Relatos do RD (Representante da Direção) e recomendações para melhoria.

4.4.1.2 Principais Aspectos a Serem Analisados

• Requisitos do Sistema de Gestão Integrado;
• Adequação da estrutura organizacional da empresa e dimensionamento adequado de equipes e recursos;
• Qualidade alcançada pelos produtos da organização;
• Monitoramento de aspectos e impactos ambientais;
• Acidentes e incidentes;
• Adequação da política, objetivos e metas do SGI – Sistema de Gestão Integrado;
• Eficiência dos processos.

4.4.1.3 Saídas da Análise Crítica

• Melhoria da eficácia do Sistema de Gestão Integrado;
• Melhoria do produto em relação aos requisitos do cliente;
• Necessidade de recursos;
• Mudanças na política, objetivos, metas, planos de ação ou programas de gestão e quaisquer outros elementos do SGI – Sistema de Gestão Integrado, considerados relevantes.

4.4.2 MELHORIA

As melhorias nos processos são definidas em acordo com a Política do SGI, objetivos, metas e demais programas e ações serão implementadas sempre que puderem proporcionar maior satisfação das partes interessadas. As mesmas são resultantes de auditorias externas, internas, ações corretivas e analises de dados que podem estar relacionados aos indicadores assim como a analise critica realizada pela Direção. Anualmente é elaborado Plano de Melhorias com o objetivo de propor ações de engajamento socioambiental. O mesmo é elaborado dentro de um contexto macro, levando em consideração principalmente os interesses de impactos socioambientais gerados pela organização, não necessariamente elaborado por contrato.